С 1 сентября 2024 года представители организаций и индивидуальные предприниматели будут обязаны подписывать документы от имени работодателя исключительно с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД) и личной электронной подписи (КЭП). Это нововведение направлено на упрощение и ускорение процессов документооборота, а также на повышение безопасности подписания документов.

Нормативно-правовая база:

Определение и способы применения МЧД закреплены в нескольких ключевых нормативных правовых актах:

• Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 "Об электронной подписи" — устанавливает основные положения о правовой силе электронной подписи.
• Федеральный закон № 476-ФЗ от 27.12.2019 — вводит поправки к 63-ФЗ и утверждает переходный период по внедрению и применению МЧД.
• Федеральный закон № 536-ФЗ от 19.12.2022 — переносит сроки обязательного использования МЧД на 01.09.2023.
• Федеральный закон № 457-ФЗ от 04.08.2023 — продлевает сроки применения сертификатов сотрудников юридических лиц до 31.08.2024.

Дополнительно, приказы Минцифры от 18.08.2021 регулируют порядок формирования и актуализации классификатора полномочий, а также утверждают единые требования к формам доверенностей, необходимым для использования квалифицированной электронной подписи.

Что такое квалифицированная электронная подпись (КЭП) и машиночитаемая доверенность (МЧД), а также где их можно получить?

КЭП — является аналогом рукописной подписи с печатью и придает документу юридическую силу без необходимости дополнительных соглашений. Она защищает файл от изменений после подписания.

Сертификат руководителя организации или индивидуального предпринимателя можно получить в удостоверяющих центрах (УЦ) ФНС, Центробанка или Федерального казначейства. Для его получения требуется личное присутствие руководителя.

Физические лица могут обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр, список которых доступен на сайте Минцифры России.

MЧД — представляет собой электронную форму бумажной доверенности, подписанную КЭП руководителя организации. Она подтверждает полномочия сотрудников на подписание документов от имени компании и представлена в формате XML. Существуют определенные требования к содержанию МЧД, что может повлечь необходимость создания различных доверенностей для разных государственных органов.

Основные форматы МЧД:

1. Формат 5.01 — предназначен для использования налоговыми органами. Этот формат обеспечивает передачу информации о доверенностях, необходимых для выполнения налоговых обязательств.
2. Формат 5.02 — расширенный вариант предыдущего, позволяющий создавать групповые доверенности или передавать права по доверенности третьим лицам. Это особенно удобно для организаций, работающих с большим количеством контрагентов.
3. Формат 002 — базовая форма для контрагентов. Она используется для оформления доверенностей, которые не требуют дополнительных условий и могут быть применены в большинстве стандартных ситуаций.
4. Формат 003 — единая форма, которая может применяться как контрагентами, так и государственными органами. Этот формат обеспечивает универсальность в документообороте, позволяя использовать одну и ту же форму для различных целей.
5. СФР — формат для системы электронного документооборота и портала Социального фонда России. Он разработан с учетом специфических требований данного учреждения и обеспечивает соответствие необходимым стандартам.
6. Прочие форматы — это МЧД, разработанные для специализированных информационных систем на основании Приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 №858. Эти форматы могут использоваться в различных областях и для специфических нужд отдельных организаций.

Ограничения использования форматов:

Важно отметить, что не все государственные порталы поддерживают все виды машиночитаемых доверенностей. Например, Система Социального Фонда России использует свой уникальный формат, что может создать трудности для пользователей, стремящихся сдать отчетность в Федеральную налоговую службу (ФНС) с использованием формата 002. Это подчеркивает необходимость внимательного подхода к выбору формата МЧД в зависимости от конкретных требований и целей.

Как создать МЧД:

Организации самостоятельно определяют место выпуска машиночитаемых доверенностей. Это может быть любая информационная система, позволяющая создавать и подписывать доверенности в электронном виде, например:

• Системы операторов электронного документооборота (ЭДО);
• Ресурсы удостоверяющих центров ФНС, Казначейства или Центробанка;
• Портал Госуслуг (ЕСИА);
• Информационные системы федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ);
• приложение для подписи и шифрования документов с встроенным почтовым клиентом КриптоАРМ ГОСТ 3.

Для создания и подписания доверенности потребуется настройка программного обеспечения: 

• криптопровайдер КриптоПро CSP - этот программный продукт обеспечивает создание, проверку и управление электронными подписями, поддерживая различные форматы и стандарты.

• плагин для вашего браузера КриптоПро ЭЦП Browser plug-in - позволяет интегрировать возможности КЭП непосредственно в веб-браузер, что существенно упрощает процесс подписания документов онлайн.

Места хранения МЧД:

Основные варианты хранения МЧД:

1. Распределенный реестр ФНС — это крупнейшее хранилище МЧД, позволяющее централизованно управлять доверенностями. Хранение в этом реестре обеспечивает высокую степень безопасности и надежности, но не все информационные системы могут взаимодействовать с ним.

2. Внутренние информационные системы — многие организации предпочитают хранить МЧД в своих собственных системах документооборота. Это позволяет более гибко управлять доступом и интегрировать доверенности с другими процессами внутри компании.

3. Облачные хранилища — использование облачных решений может быть удобным для обеспечения доступа к МЧД из любого места. Однако важно выбирать надежные и защищенные платформы, чтобы избежать утечки данных.

4. Специализированные платформы для учета и хранения доверенностей — некоторые компании разрабатывают или используют готовые решения, которые обеспечивают все необходимые функции для работы с МЧД, включая проверку статуса и управление документами.

Взаимодействие с системами:

Важно учитывать, что не все информационные системы, принимающие МЧД, интегрированы с распределенным реестром ФНС. Например, системы отчетности ФНС, Социального фонда России (СФР) и портал Госзакупок могут иметь свои собственные требования и форматы для работы с доверенностями. Это ограничение может повлиять на выбор системы хранения и обработку документов.

Проверка статуса МЧД

Любая система хранения должна обеспечивать возможность проверки статуса МЧД, чтобы пользователи могли быстро узнать, активна ли доверенность или была отозвана. Это особенно важно для защиты интересов как организаций, так и их контрагентов. Наличие функции проверки статуса позволяет избежать недоразумений и правовых последствий, связанных с использованием недействительных доверенностей.

Чтобы узнать действительна ли доверенность:

1. Зайдите на сайт Распределенный реестр ФНС.
2. Укажите номер МЧД.
3. Узнайте статус доверенности: После ввода номера вы сможете увидеть статус доверенности и дату ее истечения. Это поможет вам удостовериться, что доверенность все еще действительна и не истекла.
   

Чтобы получить более детальную информацию о доверенности, необходимо открыть её карточку.

1. Введите необходимые данные: На странице карточки доверенности введите номер МЧД, ИНН доверителя и ИНН представителя.

2. Просмотрите карточку доверенности: После выполнения этих действий вы получите доступ к карточке, где будут указаны все полномочия представителя, а также информация о доверителе.

3. Сопоставьте полномочия: Внимательно изучите полномочия представителя, указанные в карточке, и сравните их с документом. Это поможет удостовериться, что действия представителя соответствуют разрешенным полномочиям.

4. Сравните данные: Проверьте, чтобы данные доверителя и представителя совпадали с информацией, указанной в оригинальном документе. Это важно для подтверждения легитимности доверенности.

Не забывайте регулярно обновлять программное обеспечение и следить за изменениями в законодательстве, чтобы оставаться в курсе новых требований и стандартов.